Life Sciences · Bestandsmanagement & Abschreibungen

Bestandsworkflows im Wechsel zu SAP S/4HANA

Ein globaler Bestandsworkflow muss verlässlich funktionieren, auch wenn sich das zugrunde liegende ERP-System verändert. Seit 2023 erweitert PROVADIT eine Anwendung für Bestandsrisiken, Verschrottung und Abschreibungen bei einer Life-Sciences-Gruppe und begleitet den standortweisen Wechsel von SAP ECC zu S/4HANA.

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Branche
Life Sciences · Bestandsmanagement & Abschreibungen
Unsere Rolle
Funktionale Erweiterung und Begleitung der globalen SAP-Migration
Schwerpunkte & Technologien
SAP BW · SAP ECC · SAP S/4HANA · Workflow-Integration
Umfang
Seit 2023 laufend · Globale Workflow-Anwendung

Kunde anonymisiert.

Die Ausgangslage

Wie lässt sich ein kritischer Bestandsworkflow erweitern, während seine ERP-Grundlage wechselt?

Eine globale Life-Sciences-Gruppe hatte die Verschrottung sowie den Umgang mit langsam drehenden und kritischen Beständen aus einer fragmentierten Landschaft von Altanwendungen in einem weltweit eingesetzten Workflow gebündelt. Zuvor verteilten sich die Abläufe auf Lotus-Notes-Datenbanken, Tabellen, E-Mail-Freigaben, SharePoint und einzelne BW-Abfragen. Die bestehende Anwendung basiert auf SAP Business Warehouse und verbindet ERP-Buchungen, elektronische Signaturen, LDAP-basierte Berechtigungen und ein zentrales Dokumentenarchiv.

Der Prozess steuert Bestandsrisiken auf Chargenebene und deren finanzielle Folgen. Freigabeketten ergeben sich aus zentral gepflegten Regeln, und autorisierte Vorgänge führen zu ERP-Buchungen. Während einer globalen Migration muss diese Kette über Standorte mit unterschiedlichen ERP-Versionen hinweg funktionieren und vollständig nachvollziehbar bleiben.

Unser Beitrag

PROVADITs Beitrag

PROVADIT übernahm zwei zusammenhängende Aufgaben: die funktionale Erweiterung der Anwendung und die Begleitung der Migration. Je Arbeitsstrang arbeitete ein erfahrener Solution Designer direkt mit Fachverantwortlichen und Standortspezialisten zusammen. Das Vorgehen reichte von der Umfangsklärung und Konzeption über die Umsetzung bis zu Anwenderabnahmen, gemeinsamen Durchläufen und Schulungen. Die Migrationsarbeit folgte den Bereitschaftsprüfungen, Vorproduktionstests und standortbezogenen Testzyklen des Kunden.

  1. Die fachlichen Workflows erweitern

    PROVADIT spezifizierte, konzipierte und realisierte elektronische Verschrottungsanträge auf Lagerortebene, die Behandlung von Chargensplits mit Übernahme der Workflow-Informationen sowie einen eigenen Workflow zur Risikominderung. Weitere Erweiterungen verbesserten die Anbindung der ERP-Buchungen und ergänzten Benachrichtigungen und Auswertungen.

  2. Den Wechsel von ECC zu S/4HANA absichern

    Die Arbeit umfasste ECC-spezifische Schnittstellen, Buchungsfolgen, Finanzbelegstrukturen und die Logik der Bewegungsarten. PROVADIT prüfte und adaptierte Buchungen und die Synchronisierung der Workflow-Status für S/4HANA. Dabei wurde auch die Übergangsphase berücksichtigt, in der einzelne Standorte noch mit ECC und andere bereits mit S/4HANA arbeiteten.

  3. Den verbundenen Prozess durchgängig halten

    Die Validierung betrachtete die gesamte Kette vom Bestandsreporting über die Freigabe bis zur ERP-Buchung und zum archivierten Nachweis. Elektronische Signaturen, LDAP-Berechtigungen und Archivschnittstellen wurden im Migrationsumfeld gemeinsam mit dem Verhalten der Workflows geprüft.

  4. Die Umstellung jedes Standorts begleiten

    PROVADIT begleitete Bereitschaftsprüfungen, Schnittstellentests in der Vorproduktion, Anwenderabnahmen und die Go-live-Planung je Standort. Gemeinsame Durchläufe und praktische Schulungen unterstützten die lokalen Teams bei der Nutzung der erweiterten Abläufe. Ziel war, die Verfügbarkeit des Workflows während der jeweiligen ERP-Umstellung zu erhalten.

Einblick in die Arbeit

Vom Bestandsrisiko zur nachvollziehbaren Massnahme.

Vier miteinander verbundene Schritte prägen den Workflow. Erweiterungen und Migrationstests müssen ihre Zusammenhänge berücksichtigen.

  1. Bestände identifizieren und Massnahmen beantragen

    Anwender identifizieren langsam drehende oder finanziell gefährdete Chargen und starten den passenden Antrag. Der erweiterte Prozess unterstützt Verschrottungen auf Lagerortebene und übernimmt Workflow-Informationen bei Chargensplits.

  2. Freigaben regelbasiert zuordnen

    Zentrale Steuerungsregeln bestimmen die Freigabekette für den jeweiligen Geschäftsbereich. Antragsteller wählen die Freigebenden nicht selbst aus. Rollenbasierte Berechtigungen und der elektronische Signaturdienst unterstützen die autorisierte Genehmigung.

  3. Buchungen und Status synchronisieren

    Nach der Freigabe werden die physische Vernichtung beziehungsweise finanzielle Abschreibung in SAP ERP abgebildet. Die Integration verbindet Buchungsfolgen und Beleginformationen mit dem Workflow-Status, auch beim parallelen Betrieb von ECC- und S/4HANA-Standorten.

  4. Nachweise vollständig aufbewahren

    Die Anwendung hält exportierbare Prüfnachweise für Chargen, Freigaben und Vernichtungen vor. Das Archivierungskonzept unterstützt umfangreiche Dokumentenbestände und die festgelegten Aufbewahrungsanforderungen des Kunden.

Arbeitsergebnisse

Konkrete Arbeitsergebnisse. Fundierte Entscheidungen.

Das Mandat verbindet realisierte funktionale Verbesserungen mit der laufenden Begleitung des ERP-Wechsels. Verfügbarkeit, kontrollierte Freigaben, korrekte Buchungen und aufbewahrte Nachweise werden dabei als zusammenhängende Anforderungen eines betrieblichen Prozesses behandelt.

  • Realisierte Erweiterungen für Verschrottungsanträge, Chargensplits, Risikominderung, Benachrichtigungen und Auswertungen.
  • Geprüfte und angepasste Schnittstellen für ERP-Buchungen und Workflow-Status im Übergang von ECC zu S/4HANA.
  • Eine Validierung der Reporting-, Signatur-, Berechtigungs- und Archivanbindungen im Migrationsumfang.
  • Unterstützung bei Standortbereitschaft und Go-live, einschliesslich Anwenderabnahmen, gemeinsamer Durchläufe und praktischer Schulungen.

Einordnung des Mandats

Die globale Workflow-Anwendung und ihre ursprüngliche Zusammenführung bestanden bereits vor diesem Mandat. PROVADITs Auftrag umfasst die beschriebenen Erweiterungen und die migrationsbezogene Unterstützung des Workflows. Der Kunde verantwortet das übergreifende ERP-Programm und die Umstellungen der Standorte.

Was dieses Beispiel zeigt

Eine ERP-Migration betrifft den gesamten Geschäftsprozess rund um eine Buchung. Freigabeberechtigung, Anwendungsstatus und Nachweise müssen auch beim Systemwechsel zusammenpassen. Die enge Abstimmung zwischen Fachverantwortlichen, Standorten und technischen Teams ermöglicht es, eine kritische Anwendung weiterzuentwickeln und diese Durchgängigkeit zu erhalten.

Palettierte Waren in hohen Lagerregalen, mit freier Fahrgasse und einem Gabelstapler im Hintergrund.

Ein fachlich verbundenes Mandat

Globale Bestandsprognose in Menge und Wert

Der Workflow überführt Bestandsrisiken in kontrollierte Massnahmen. Eine weitere Fallstudie zeigt, wie PROVADIT die vorausschauenden Bestandsinformationen für planerische und finanzielle Entscheidungen unterstützt.

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