Industrie · Forschung & Entwicklung
Eine zentrale Forschungsablage mit SharePoint
PROVADIT führte verteilte Forschungsdokumente eines Kunden in Singapur in einer zentral verwalteten SharePoint-Ablage zusammen. Plattformwahl, Migration und Befähigung der Nutzer schufen eine praktische Grundlage für die nächsten Schritte der Datenstrategie.
Die Fallstudie entdecken- Branche
- Industrie · Forschung & Entwicklung
- Unsere Rolle
- Strategie, Ablagekonzeption, Migration und Befähigung
- Schwerpunkte & Technologien
- SharePoint · Dokumentenmanagement · Datenstrategie
- Umfang
- Zentrale Ablage und dokumentierte Übergabe
Kunde anonymisiert.
Die Ausgangslage
Wie werden aus verteilten Forschungsdokumenten gemeinsam nutzbare Informationen?
Forschungsdokumente und Arbeitsdateien lagen auf Netzlaufwerken und lokalen Rechnern. Die Teams mussten Informationen aus unterschiedlichen Ablagen zusammensuchen. Uneinheitliche Strukturen erschwerten es, die passenden Dokumente zu finden und auf einer gemeinsamen Grundlage zu arbeiten.
Die Lösung musste zur vorhandenen IT-Umgebung und zur Arbeitsweise der Forschungsteams passen. Im Vordergrund stand ein verlässlicher Zugriff auf bestehende Dokumente, ohne die längerfristige Datenstrategie aus dem Blick zu verlieren.
Unser Beitrag
PROVADITs Beitrag
PROVADIT verband die Plattformentscheidung mit der praktischen Umsetzung: die bestehende Ablagelandschaft analysieren, eine Zielstruktur abstimmen, die zentrale Ablage aufbauen und Migration sowie Übergabe an die Nutzer begleiten.
Den passenden ersten Schritt wählen
PROVADIT verglich eine zentrale Dokumentenablage mit einem Data Warehouse und einem Data Lake. Gemeinsam mit dem Kunden wählten wir SharePoint für den unmittelbaren Bedarf innerhalb der vorhandenen Microsoft-Umgebung. Analyse und Anforderungen wurden so aufbereitet, dass sie auch spätere Plattformentscheidungen unterstützen konnten.
Eine gemeinsame Ablage aufbauen
PROVADIT baute eine zentral verwaltete Ablage auf und stimmte ihre Struktur mit den Forschungsteams ab. Gruppenbasierte Zugriffsregeln machten Berechtigungen verwaltbar, ohne sie für jede Datei einzeln pflegen zu müssen.
Migration und tägliche Nutzung begleiten
PROVADIT wog eine vollständige Umstellung gegen eine schrittweise Einführung ab und begleitete Migration, Abnahmetests und den Übergang in die Nutzung. Key-User-Schulungen, Handbücher und definierte Supportwege bereiteten das Kundenteam auf den Betrieb vor.
Einblick in die Arbeit
Den Übergang nachvollziehbar gestalten
Eine zentrale Ablage verändert, wie Informationen zugänglich gemacht und gepflegt werden. Das Konzept berücksichtigte deshalb Zuständigkeiten, Dokumentversionen und die Nachvollziehbarkeit migrierter Dateien.
Zugriff über Gruppen
Berechtigungen wurden über Nutzergruppen organisiert. Dadurch entstand eine einheitliche Grundlage, um Zugriffe bei veränderten Zuständigkeiten anzupassen.
Versionierung und unabhängige Sicherung
Das Konzept verband die Versionierung von Dokumenten mit einer georedundanten Sicherung an einem unabhängigen Ziel. Frühere Dokumentstände und Anforderungen an die Wiederherstellung wurden gemeinsam betrachtet.
Ein nachvollziehbarer Weg zur Quelle
Das Migrationskonzept erfasste für jede übertragene Datei die ursprüngliche Quelle und das Migrationsdatum. Diese Nachvollziehbarkeit unterstützte die Prüfung fehlender Inhalte und bei Bedarf eine kontrollierte Rückführung an den ursprünglichen Ablageort.
Arbeitsergebnisse
Konkrete Arbeitsergebnisse. Fundierte Entscheidungen.
Die Forschungsteams erhielten eine gemeinsame, zentral verwaltete Ablage für ihre Dokumente. Dokumentation und Schulung gaben dem Kunden eine Grundlage für den weiteren Betrieb und die Weiterentwicklung.
- Eine zentrale SharePoint-Ablage mit abgestimmter Struktur und gruppenbasierten Zugriffsregeln.
- Dokumentierte Konzepte für Migration, Datensicherung und Rückführung sowie Anforderungen, technisches Design und Testdokumentation.
- Geschulte Key User, Nutzer- und Administrationshandbücher sowie ein definierter Supportansatz.
Einordnung des Mandats
Das Mandat umfasste die Dokumentenablage, Migration, Konzepte für deren Verwaltung und die Übergabe. Ein späteres Data Warehouse oder ein Data Lake blieb eine eigenständige Plattformentscheidung.
Was dieses Beispiel zeigt
Eine wirksame Datenstrategie beginnt mit einem Schritt, den Menschen im Alltag nutzen können. Die zentrale Ablage löste eine konkrete Aufgabe. Gleichzeitig konnten die Bestandsaufnahme und die abgestimmte Struktur in die weitere Entwicklung der Datenlandschaft einfliessen.
Ein fachlich verbundenes Mandat
DevSecOps-Strategie und Plattformentscheidungen
Eine weitere Fallstudie zeigt, wie PROVADIT Technologieoptionen vergleicht und Plattformentscheidungen in einer anderen Branche vorbereitet.
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