Pharma · Supply-Planung & Analytik
Supply-Chain-Reporting: Praxisworkshop für Planungsteams
Eine zentrale Reportingplattform entfaltet ihren Nutzen, wenn Fachanwender ihre Fragen damit selbst beantworten können. PROVADIT konzipierte und leitete einen Praxisworkshop für 40 globale Supply-Verantwortliche. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich das bestehende SAP-Reporting im Planungsalltag gezielt nutzen lässt.
Die Fallstudie entdecken- Branche
- Pharma · Supply-Planung & Analytik
- Unsere Rolle
- Konzeption und Durchführung eines praxisorientierten Workshops
- Schwerpunkte & Technologien
- SAP Business Warehouse · SAP Analysis for Office · KPI-Dashboards
- Umfang
- Halbtägiger Praxisworkshop · 40 Teilnehmende
Kunde anonymisiert.
Die Ausgangslage
Wie wird zentrales Reporting zum selbstverständlichen Werkzeug im Planungsalltag?
Ein globaler Pharmakonzern hatte einen Grossteil seiner Business-Warehouse-Daten in einer zentralen SAP-Business-Warehouse-Umgebung zusammengeführt. Einheitliche Berechtigungen und wiederverwendbare Berichte sollten Analysen zu Versorgung, Beständen, Planung und Qualität erleichtern. Im Alltag wechselten globale Supply-Verantwortliche jedoch häufig zwischen operativen Systemen und stellten Informationen manuell zusammen. Die Plattform war vorhanden, doch vielen fehlte noch die Sicherheit, sie eigenständig zu nutzen.
Die Fragen der Teilnehmenden reichten über die gesamte Lieferkette. Eine Übersicht der verfügbaren Berichte allein hätte deshalb nicht genügt. Sie mussten erkennen können, welcher Bericht zu ihrer Frage passt, welche Analysetiefe nötig ist und wie sich das Ergebnis später wiederverwenden lässt.
Unser Beitrag
PROVADITs Beitrag
PROVADIT entwickelte und leitete einen halbtägigen Workshop mit 40 Teilnehmenden. Die Inhalte griffen Fragen aus einer vorherigen Anwenderbefragung auf, etwa zur Berichtsauswahl, zu zusätzlichen Feldern, Aggregationen, Formatierungen und Änderungen an Datenstrukturen. Die Schulung vermittelte ein klares Vorgehen: zuerst die fachliche Frage klären, dann das passende Werkzeug wählen und einen vorhandenen Standardbericht anpassen.
Zugang und Werkzeuge nutzbar machen
Die Teilnehmenden arbeiteten sich durch die Einrichtung des Excel-Analyse-Add-ins, die Verbindung zum Reportingsystem und den Zugang zum Dashboardportal. Dazu gehörten auch das Beantragen und Prüfen von Berechtigungen sowie die Behebung typischer Probleme in Excel. So wurden die praktischen Voraussetzungen für eigenständige Analysen behandelt.
Passende Berichte finden und anpassen
PROVADIT ordnete die vorhandenen Berichte den fachlichen Fragen aus Bedarfs- und Versorgungsplanung, Beständen und Abschreibungen, Produktion und Qualität, Auftragsmanagement, Distribution und Lagerhaltung zu. Die Teilnehmenden konzentrierten sich auf die für ihre Rolle relevanten Angebote. Sie übten, Standardarbeitsmappen anzupassen, und erfuhren, wie sie Änderungen anfordern und eigene Berichte bei veränderten Datenstrukturen pflegen können.
Praxisfälle bearbeiten und Unterstützung verankern
Die Übungen behandelten Chargenverfall und Bestände, Stücklisten, Abweichungen zwischen Forecast und Plan sowie Planungsbücher. PROVADIT verband den Workshop mit vorhandenen Lernmaterialien, Grundlagen- und Vertiefungskursen, Fragerunden und lokalen Key Usern. Auch die etablierten Berechtigungs- und Supportwege gehörten dazu. Die Teilnehmenden lernten zudem, wann Informationen weiterhin im Quellsystem geprüft werden sollten.
Einblick in die Arbeit
Von der fachlichen Frage zur wiederverwendbaren Analyse.
Die Übungen folgten vier Schritten, die sich auch auf neue Fragen übertragen liessen. Ausgangspunkt waren stets vorhandene Standardberichte und Arbeitsmappen.
Den Informationsbedarf klären
Zunächst formulierten die Teilnehmenden ihre fachliche Frage und den dafür erforderlichen Informationsbedarf. Eine Prüfung des Chargenverfalls, eine Stücklistenfrage und eine Forecast-Abweichung verlangen unterschiedliche Daten und Auswertungen.
Dashboard oder Detailanalyse wählen
Dashboards boten einen visuellen Überblick über Kennzahlen und Trends sowie die Möglichkeit, einzelne Kennzahlen genauer zu betrachten. SAP Analysis for Office unterstützte die vertiefte Analyse in Excel, auch über mehrere Arbeitsmappen hinweg. Beide Zugänge griffen auf dieselbe zentrale SAP-BW-Grundlage zurück. Die Teilnehmenden lernten, den passenden Zugang für ihre jeweilige Frage zu wählen.
Einen vorhandenen Bericht auswählen
Anschliessend wählten die Teilnehmenden den Standardbericht oder die Arbeitsmappe aus, die voraussichtlich die benötigten Informationen enthielt. Dabei ging es um eine gezielte Auswahl für die eigene Rolle. Vorhandene Berichte bildeten die Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Die Auswertung anpassen, speichern und wiederverwenden
Mit Filtern, zusätzlichen Feldern, Navigationsattributen, Aggregationen und Formatierungen passten die Teilnehmenden die Auswertung an ihre Frage an. Sie übten, eigene Sichten einschliesslich Abfrageparametern und Filtereinstellungen zu speichern. So liessen sich Analysen später erneut verwenden oder mit anderen teilen.
Arbeitsergebnisse
Konkrete Arbeitsergebnisse. Fundierte Entscheidungen.
Die Teilnehmenden erhielten ein praktisches Vorgehen, um auf die Reportingumgebung zuzugreifen, zwischen Kennzahlenüberblick und Detailanalyse zu wählen und vorhandene Berichte an ihre Fragen anzupassen. Wiederverwendbare Sichten und klare Supportwege schufen eine Grundlage dafür, tägliche, wöchentliche und monatliche Planungsfragen eigenständiger zu bearbeiten.
- Ein halbtägiger Praxisworkshop für 40 globale Supply-Verantwortliche, ausgerichtet an ihren konkreten Reportingfragen.
- Ein wiederholbares Vorgehen, um Analysen auf der bestehenden Reportinggrundlage auszuwählen, anzupassen, zu speichern und erneut zu nutzen.
- Ein klarer Zugang zu weiterführenden Lernangeboten, lokalen Key Usern sowie den bestehenden Berechtigungs- und Supportwegen.
Einordnung des Mandats
Das Mandat umfasste die Konzeption und Durchführung des Workshops auf Basis der vorhandenen Plattform, Berichte und Supportstrukturen. Die Schulung bildete den Einstieg in eine längerfristige Nutzung. Ziel waren einheitlichere Analysen und weniger wiederkehrende manuelle Arbeit. Spätere Zeitersparnisse oder die dauerhafte Nutzung wurden in dieser Fallstudie nicht quantifiziert.
Was dieses Beispiel zeigt
Daten bereitzustellen ist nur ein Teil der Aufgabe. Fachanwender müssen wissen, welcher Bericht ihre Frage beantwortet und wie sie ihn sicher anpassen können. Wer dieses Vorgehen an den eigenen Reportingangeboten des Unternehmens vermittelt, erleichtert die Nutzung der vorhandenen Plattform und schafft eine Grundlage für selbstständiges Weiterarbeiten.
Ein fachlich verbundenes Mandat
Bestandsoptimierung und integrierte Planung
Reportingkenntnisse und praxistaugliche Planungswerkzeuge ergänzen sich. Eine weitere Fallstudie zeigt, wie PROVADIT Bestandssteuerung, Werkzeugauswahl und die Verantwortung der Planungsteams miteinander verbindet.
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